Procesná analýza protežuje proces pred záujmami existujúcej organizačnej štruktúry
Azda s výnimkou zavádzania systémov riadenia kvality neexistuje v súčasnej manažérskej praxi metodika, ktorá by výraznejšie ovplyvňovala reálne riadenie tak ako takzvaná analýza procesov organizácie.
[19.9.2001, TREND / RENÁTA KISELICOVÁ, PAVOL BOROŠ]
Jadrom analýzy procesov organizácie je veľmi jednoduchý princíp, ktorý však v konečnom dôsledku zásadným spôsobom mení doterajší náhľad manažérov a zamestnancov na riadenie a rozhodovanie v jednotlivých oblastiach riadenia a v jednotlivých útvaroch organizácie.
Proces kontra štruktúra
Najrýchlejšie je možné pochopiť rozdiel medzi tradičným prístupom k riadeniu organizácie a prístupom založeným na analýze procesov ich vzájomným porovnaním. Tradičný prístup predpokladá, že ak sa manažmentu podarí správne vymyslieť a implementovať do praxe organizačnú štruktúru a s ňou súvisiaci systém riadenia, je možné, aby takto vytvorený systém organizovania práce dokázal splniť všetky úlohy, ktoré je potrebné realizovať pri dosahovaní cieľov organizácie.
Procesy, ktoré v jednotlivých oblastiach riadenia fungujú, sú v tomto prípade "podriadené" organizačnej štruktúre. Kvalita ich výkonu je priamo závislá od toho, ako kvalitne je zorganizovaná práca v príslušnom útvare, ktorý sa na jeho realizácii v organizácii spolupodieľa. Presne naopak je to vtedy, ak organizácia uplatňuje vo svojej riadiacej praxi prvky procesného riadenia. Pri rozhodovaní o realizácii výkonu jednotlivých procesov sú procesy "nadriadené" organizačnej štruktúre a logike procesov sa prispôsobuje aj celkový systém riadenia v organizácii.
Pre organizáciu má prvotný význam skutočnosť, či sa výkon jednotlivých procesov uskutočňuje najekonomickejšie, najrýchlejšie a najkvalitnejšie, ako je to len za daných okolností možné, a nie to, či používaná organizačná štruktúra vyhovuje subjektívnym potrebám a predstavám niektorých manažérov.
Široký záber
V súčasnej praxi je možné procesnú analýzu využiť v štyroch oblastiach riadenia. Inak povedané, mierne modifikovanú metodiku realizácie procesnej analýzy je možné využiť v týchto štyroch prípadoch:
- reinžiniering, organizačné poradenstvo, optimalizácia ľudských zdrojov
- optimalizácia nákladov
- implementácia informačných systémov
- zavádzanie systémov riadenia kvality.
Odpoveď na otázku, ako je možné, že takmer identickú metodiku realizácie procesnej analýzy je možné s úspechom využiť v toľkých oblastiach riadenia, je veľmi jednoduchá. Umožňuje to rozvoj systémového prístupu k analýze organizácií v posledných rokoch a v neposlednom rade využitie výpočtovej techniky a špeciálnych aplikácií, ktoré sú schopné v reálnom čase spracúvať veľké množstvo analyzovaných dát a poskytovať potrebnú spätnú väzbu pre rozhodovanie riešiteľov procesných analýz.
Princíp procesnej analýzy
Každá procesná analýza sa zvyčajne vykonáva v nasledujúcom poradí úkonov:
1. Identifikácia hlavných procesov prebiehajúcich v organizácii.
2. Analýza organizácie z pohľadu súčasnej organizačnej štruktúry, ktorej cieľom je identifikácia najdôležitejších činností a aktivít patriacich do jednotlivých procesov.
3. K procesom a podprocesom prebiehajúcich v organizácii sa priradia identifikované aktivity - vznikne takzvaný procesný model organizácie.
4. V závislosti od toho, ktorá z uvedených štyroch oblastí riadenia je definovaná ako cieľ projektu, sa k jednotlivým aktivitám a tým aj procesom a podprocesom priraďujú potrebné zdroje, ktoré umožňujú jej reálny výkon v podmienkach organizácie. V prípade projektov zameraných na reinžiniering sú týmito zdrojmi spravidla ľudské zdroje, v prípade projektov zameraných na náklady sú to finančné zdroje v rôznych formách, napríklad priame náklady, prevádzkové náklady či náklady viazaných zdrojov.
5. Okrem zdrojov umožňujúcich výkon každej analyzovanej aktivity sa v tomto kroku k jednotlivým aktivitám priraďujú hmotné, finančné alebo informačné vstupy, ktoré sú potrebné pre vznik výstupov z danej aktivity. Napríklad k aktivite "výpočet miezd" sa priraďujú na strane vstupov informácie o počte spracovaných dokladov a na strane výstupov o počte spracovaných miezd zamestnancov.
7. Po podrobnom opísaní celej organizácie nasleduje záverečná fáza riešenia projektu procesnej analýzy, ktorá sa znovu mení podľa toho, čo je cieľom projektu.
Cieľom projektu môže byť napríklad:
- definovanie novej organizačnej štruktúry a celkového systému riadenia podľa výsledkov procesnej analýzy
- úspora nákladov pri výkone jednotlivých aktivít, podprocesov a procesov
- odstránenie stratových časov pri výkone procesov
- odčlenenie niektorých vybraných procesov mimo súčasnej organizácie
- určenie ukazovateľov výkonnosti pre jednotlivé aktivity na riadenie procesov a podporu strategického smerovania podniku
- podpora implementácie podnikových informačných systémov.
Napriek zjednodušenému vysvetleniu základného princípu a úžitku vyplývajúceho z realizácie procesnej analýzy je zrejmé, že pridaná hodnota z ich realizácie je veľmi vysoká najmä v porovnaní s tradičnými spôsobmi analýzy jednotlivých oblastí manažmentu.
Autorka je pracovníčkou poradenskej firmy S&K Management Systems, s.r.o., Bratislava, autor pracuje v spoločnosti Transfer Slovensko, s.r.o., Bratislava.