Roztočte s nami projektový kolotoč

01.06.2015 / Regionálny rozvoj

Postup od vyhlásenia výzvy o nenávratný finančný príspevok až po úspešné zrealizovanie projektu je kolotočom dodávania dokladov, prípravy formulárov a nespočetného množstva konzultácií s účtovníkmi či pracovníkmi ministerstiev. Zo skúsenosti však vieme, že celým procesom sa dá prejsť hladko, ak sa vyhnete pochybeniam. V nasledujúcom príspevku sa dočítate, ako im včas predísť a ukončiť projekt bez zbytočných komplikácií.

1. Identifikácia príležitosti a príprava žiadosti

Po vyhlásení výzvy a dôslednej analýze sa dozviete, že ste vhodný kandidát na uchádzanie sa o nenávratný finančný príspevok. Ani neviete, ako ste sa dostali do kolotoča zháňania dokladov, prípravy formulárov a nespočetného množstva konzultácií s účtovníkmi, pracovníkmi ministerstiev a pod. Odrazu, po necelých dvoch mesiacoch, je projekt na svete. Hrdo svoje dielo, na ktorého tvorbe ste tvrdo pracovali, odnášate v hodine dvanástej do podateľne. Zhlboka sa nadýchnete a budete dúfať, že všetko, o čo ste sa dva mesiace snažili, bude v poriadku. Po pol roku prišiel váš veľký úspech a vidíte čierne na bielom, že „Vaša Žiadosť o nenávratný finančný príspevok je schválená“. Síce v zníženej sume, ale predsa. Pomyslíte si, že ste to dokázali a môžete začať čerpať rozpočet projektu. Tu si však treba uvedomiť, že „schválením výdavkov v rozpočte Vám nevzniká automaticky nárok na ich preplatenie“. Je preto nutné dopredu nastaviť a naplánovať čerpanie rozpočtu tak, aby vám bola výška výdavkov uhradená v plnej sume bez zbytočného krátenia.

2. Verejné obstarávanie

Ako prvé je dôležité pustiť sa do jednej zo základných etáp projektu, a tou je verejné obstarávanie, od ktorého sa celý projekt následne odvíja. Verejné obstarávanie v sebe zahŕňa obstarávanie tovarov, služieb a prác v súlade s aktuálne platnými legislatívnym predpismi. Keďže ide o dotáciu z verejných zdrojov, obstarávať musia nielen štátna správa a samospráva, ale aj súkromné firmy. Obstaranie tovarov a služieb v nižších sumách je možné dokladovať až v čase žiadania príspevku. Netreba zabudnúť, že niektoré postupy, či povinnosti uvedené napríklad v návrhu zmluvy pri vyhlásení verejného obstarávania, musia byť aj v súlade s príručkami a usmerneniami poskytovateľa. V tom čase je však súťaž ukončená a predmet je už dávno obstaraný, a teda nie je cesty späť pri identifikovaní pochybenia. Preto je dôležité dať poskytovateľovi príspevku skontrolovať proces výberu dodávateľa ešte pred podpisom zmluvy s víťazným uchádzačom, aj keď sa jedná o nižšiu sumu.
Proces verejného obstarávania je zdĺhavý a komplikovaný, čo má za následok predlžovanie projektu a skracovanie lehoty na fyzickú realizáciu projektu. Preto treba myslieť na časovú rezervu nielen na samotný proces verejného obstarávania, ale aj na kontrolu procesu zo strany poskytovateľa, ktorá je často krát dlhšia ako samotný proces. Veľmi dôležité je nielen v tejto etape, ale aj počas celého projektu neustále štúdium usmernení, príručiek a manuálov. Ide hlavne o usmernenia a príručky, kde nájdete špecifiká a rôzne spôsoby, akým spôsobom obstarávať predmet vášho obstarávania. Nie je vždy zaručené, že pokiaľ ste už v minulosti niečo obstarali cez iný operačný program, to isté bude platiť aj pre operačný program v ktorom obstarávate v súčasnosti. Nejde pritom len o časovú odlišnosť, ale o odlišnosť v podobe rozdielnych pravidiel na obstarávanie toho istého tovaru alebo služby. Keď sa vám podarí dosiahnuť ďalšiu veľkú výhru, t.j. keď uvidíte čierne na bielom „Verejné obstarávanie je v súlade so zákonom 25/2006 Z.z. o verejnom obstarávaní“ môžete si smelo povedať: „Hurá realizácia projektu“. Aj tu však treba mať na pamäti vetu, ktorá je napísaná na konci každého rozhodnutia o schválení verejného obstarávania. „Administratívna kontrola verejného obstarávania v žiadnom prípade nevylučuje konečnú zodpovednosť obstarávateľa za vykonanie verejného obstarávania.“ Z tohto dôvodu si archivujte každý dokument, ktorý súvisí s verejným obstarávaní, v prípade, ak by ste ho v budúcnosti potrebovali pre prípad opätovnej kontroly. Každá ďalšia zmena v rámci zmlúv s dodávateľmi musí byť najskôr zaslaná na schválenie poskytovateľovi a tiež oddeleniu verejného obstarávania.

3. Príprava na realizáciu a financovanie

Ako prvé si treba prekontrolovať východiskový stav v projekte, t.j. časový harmonogram, ukazovatele, zmluvu o schválení príspevku atď. Následne si  treba uvedomiť, či všetky ukazovatele a pri nich podrobné popisy, hlavne v rozpočte  je možné reálne dosiahnuť, a či nepotrebujete vykonať  žiadne zmeny, prípadne doplniť parametre alebo iné náležitosti.

Ďalšou veľmi dôležitou časťou je premyslieť si spôsob financovania. V každej zmluve o schválení príspevku je napísané, aká forma financovania je v rámci daného projektu prístupná.

Možnosti sú nasledovné:

  • zálohové platby – časť finančných prostriedkov dostanete vopred, pričom výška zálohy závisí od sumy príspevku
  • predfinancovanie – finančné prostriedky na úhradu faktúr dostanete dopredu na základe predložených dokladov
  • refundácia – výdavky zaplatíte z vlastných zdrojov a následne požiadate o ich preplatenie poskytovateľa

O rôznych spôsoboch financovaniach majú prijímatelia nedostatočné informácie a bezhlavo sa rútia do úverov, ktoré nedokážu následne splácať. Treba si preto veľmi dobre zvážiť každú formu financovania a mať pritom na pamäti, že proces schvaľovania žiadosti o preplatenie je zdĺhavý. Zároveň je možné, že celý proces sa predĺži o lehoty v prípade vyžiadania doplnenia dokladov resp. z dôvodu kontroly v mieste realizácie projektu.

Neoddeliteľnou časťou pred fyzickým začatím realizácie projektu je pravidelná konzultácia s prideleným projektovým manažérom na strane poskytovateľa. V praxi sa stáva, že projektový manažéri sa menia, ale nenechajte sa tým odradiť. Je to prirodzený vývoj situácie a vy sa musíte len obrniť dávkou trpezlivosti a znova vysvetľovať špecifiká projektu. Niekedy projektový manažér má svoje „pravidlá v pravidlách“. Preto nebuďte prekvapený, ak vám predošlý projektový manažér povie, že doklad stačí elektronicky, ale nový ho už chce zaslať  fyzicky poštou.

Pri každej konzultácii s poskytovateľom je potrebné všade uvádzať ITMS číslo. Ide o číslo, ktoré má projekt priradený a je nemenný počas celej existencie daného projektu. ITMS je elektronický portál, do ktorého musíte nahrávať žiadosti o preplatenie financií, ako aj monitorovacie správy. Do elektronického portálu ITMS dostanete vstupné údaje v podobe hesla a grid karty ešte počas podávania projektu.

Pred realizáciou projektu majte na pamäti heslo „dva krát meraj a raz strihaj“. Pri projektoch financovaných z eurofondov to platí dvojnásobne.  Preto sa vždy pred vykonaním konkrétneho kroku radšej poraďte s prideleným projektovým manažérom na strane poskytovateľa, alebo externou osobou, ktorá  predmetný projekt riadi.

4. Realizácia

Ani sa nenazdáte a je tu deň začatia realizácie, ktorý ste si stanovili po dôkladnej príprave. Vo všeobecnosti platí pravidlo, že pokiaľ sa skutočný začiatok aktivity omešká oproti plánovanému  začiatku o viac ako o 3 mesiace je nevyhnutné o tom oficiálne informovať poskytovateľa. Toto informovanie prebieha prostredníctvom formuláru „Žiadosť o povolenie vykonania zmeny“. Pokiaľ sa však začatie realizácie podarí do 3 mesiacov od stanoveného dátumu v  pláne, podáva sa poskytovateľovi informácia o začatí projektu prostredníctvom  formuláru „Hlásenie o začatí“. Ako vidíte, formulárov je niekoľko, preto orientácii v nich venujte dostatočnú pozornosť.

Osobitnou, no nie menej dôležitou časťou sú monitorovacie správy. Ide o správy, ktoré sa predkladajú každých 6 mesiacov poskytovateľovi, a v ktorých sa monitoruje vývoj  projektu, či už z pohľadu harmonogramu, financií, alebo plnenia ukazovateľov.  

Postupne sa dostávate k podaniu žiadosti o platbu. Ide o formulár, v ktorom predkladáte zoznam výdavkov na preplatenie vášmu poskytovateľovi. Odporúča sa vždy každú žiadosť o platbu v „neostrej“ verzii dať odkontrolovať projektovým manažérom. Môžete sa tak vyhnúť zdĺhavému procesu doplňovania a opravovania dokladov. Ak je to možné, dohodnite si osobné stretnutie s projektovým manažérom aspoň pri podaní prvej žiadosti o platbu. Žiadosť o platbu obsahuje nasledovné náležitosti: faktúru, ktorá je v súlade s príručkou aj s dodávateľskou zmluvou, dodací/preberací protokol k faktúre, krycí list (zaúčtovanie faktúry) a ďalšie náležitosti podľa príručky, resp. usmernení. Povinnou prílohou je „zoznam deklarovaných výdavkov“, kde sa presne podľa znenia rozpočtu sumarizujú výdavky, ktoré žiadate preplatiť.  

Najčastejšie  chyby sa vyskytujú práve v tejto časti riadenia projektu. Ide hlavne o:

  • nesprávne uvedené rozpočtové položky;
  • prekročenie výdavkov plánovaných v rozpočte pri postupnom čerpaní rozpočtu;
  • vyfakturované položky, ktoré reálne neboli dodané;
  • zle uvedené dátumy, či už na faktúre alebo v zozname výdavkov;
  • zle nastavený spôsob financovania, pretože si v polovici projektu uvedomíte, že splácanie záväzkov Vám robí problém;
  • neznalosť účtovníctva, keďže o projekte je potrebné účtovať osobitne v analytickej evidencii;
  • zle nastavená dodávateľská zmluva počas verejného obstarávania, kde často dochádza k tomu, že zvíťazí  síce dodávateľ s najnižšou sumou, ale táto suma je vyššia ako poskytnutý príspevok.  

Veľa takýchto zdanlivo malých chybičiek sa objaví zvyčajne až na konci realizácie projektu, kedy musíte záverečných 5% z poskytnutého príspevku vždy uhradiť z vlastných zdrojov pri akomkoľvek spôsobe financovania.  

5. Ukončenie projektu

Po skončení realizácie Vás čakajú ešte dve povinnosti, a to podanie záverečnej monitorovej správy a žiadosti o platbu. Po podaní a schválení záverečnej platby si môžete pomaly vydýchnuť a tešiť sa na vetu: „finančne je projekt ukončený“. Podanie záverečnej monitorovacej správy má tiež svoje povinné náležitosti, a to hlavne v prípade obstarávania majetku, zaradenia majetku a jeho poistenia. V prípade stavby je potrebné kolaudačné rozhodnutie a samozrejme odovzdávací/preberací protokol stavby. Tu je veľmi dôležitá komunikácia a zvládnutie záverečného šprintu počas celého vytrvalého behu projektu.

6. Udržateľnosť projektu

Po prijatí posledných peňažných prostriedkov a schválením záverečnej monitorovacej správy je projekt ukončený a prechádza do fázy udržateľnosti. V tejto fáze vám vzniká povinnosť spomenúť si na projekt „len“ raz za rok. Na túto povinnosť za vás myslí ITMS, ktorý vám na  emailovú adresu zašle upozornenie pripraviť následnú monitorovaciu správu. Preto je dôležité, aby bola uvedená emailová adresa aktuálna a kontaktovaná osoba mala informácie o projekte. Následná monitorovacia správa sa podáva raz ročne počas nasledujúcich piatich rokov. Zdá sa to síce ako maličkosť, ktorá je  v porovnaní s realizáciou celého projektu zanedbateľná, ale je potrebné ju splniť. V prípade nepredkladania následných monitorovacích správ sa projekt zbytočne vystavuje riziku vrátenia finančných prostriedkov.  

Váš prípitok s bublinkami na úspešne zrealizovaný projekt si môžete dať až teraz, po podaní poslednej  následnej monitorovacej správy.

Prečítajte si článok o projektovom riadení v praxi.